LEGISLAÇÃO
PROJETO DE LEI DO SENADO Nº 22 (SUBSTITUTIVO), DE 1995
Dispõe sobre os documentos produzidos e os arquivos em meio eletrônico e dá outras providências
O CONGRESSO NACIONAL decreta:
Art. 1º - Fica autorizado em todo o território nacional o arquivamento em meio eletrônico de informações, dados, imagens e quaisquer outros documentos que constituam o acervo documental das empresas privadas e órgãos e entidades da Administração Pública Federal, Estadual e Municipal direta e indireta, das fundações instituídas ou mantidas pelo Poder Público e demais organizações sob o controle direto ou indireto da União e do Distrito Federal, garantida a integridade do acervo.
Parágrafo 1º - O arquivamento de documentos em meio eletrônico dependerá de disciplinamento próprio nas empresas privadas e órgãos e entidades da Administração Pública Federal, Estadual e Municipal direta e indireta, das funções instituídas ou mantidas pelo Poder Público e demais organizações sob o controle direto ou indireto da União e do Distrito Federal, observado o que determina o Decreto regulamentador específico.
Páragrafo 2º - Os registros originais, independentemente de seus suportes ou meio onde foram gerados, após serem arquivados eletronicamente, poderão, a critério da autoridade competente, ser eliminados ou transferidos para outro suporte e local, observada a legislação pertinente.
Parágrafo 3º - Para os efeitos de preservação da integridade dos documentos, o meio eletrônico utilizado, qualquer que seja sua forma ou naturaza, deverá garantir a autenticidade, a indelibilidade e a confidencialidade dos documentos, protegendo-os contra todo o acesso, uso, alteração de conteúdo ou qualidade, reprodução e destruição não autorizadas.
Parágrafo 4º - Terão valor probante, em juízo ou fora dele, as reproduções obtidas do sistema de arquivamento eletrônico, desde que sejam perfeitamente legíveis e fiéis aos respectivos registros originais e atendam ao Decreto Regulamentador específico.
Art. 2º - As unidades da Administração Pública direta e indireta, as fundações e organizações sob controle direto ou indireto da União, Distrito Federal, Estados e Municípios e as empresas privadas para se utilizarem de sistema de arquivamento eletrônico deverão manter procedimentos voltados à gestão de seus documentos, conforme a sua conveniência e preceituado em Lei.
Parágrafo 1º - Os documentos arquivados eletronicamente, utilizarão obrigatoriamente um sistema de indexação e obedecerão a um processo previamente documentado e aprovado pela autoridade competente.
Parágrafo 2º - O sistema de arquivamento eletrônico deverá propiciar uma rápida e eficiente localização dos documentos, bem como permitir a verificação da fidelidade ao processo previamente definido e aprovado pela autoridade competente.
Art. 3º - É assegurado o acesso aos documentos dos órgãos públicos e instituições de caráter público, produzidos e os arquivados em meio eletrônico, ressalvados aqueles considerados como segredo de justiça e sigilosos, na forma da legislação em vigor.
Art. 4º - As dúvidas ou questionamento sobre as reproduções obtidas de sistemas de arquivamento eletrônico deverão ser dirimidas a partir da documentação do processo aprovado pela autoridade competente e respectivos originais.
Art. 5º - Ficará sujeito a responsabilidade penal, civil e administrativa, de acordo com a legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social arquivados, produzidos ou reproduzidos na forma prevista nesta Lei.
Art. 6º - Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 7º - Revogam-se disposições em contrário.
LEGISLAÇÃO DOS MEIOS ÓPTICOS
DECRETO Nº 1.800 DE 30 DE JANEIRO DE 1996
Regulamenta a Lei nº 8.934, de 18 de novembro de 1994,que dispõe sobre o Registro Público de Empresas Mercantis e Atividades Afins e dá outras providências.
TÍTULO IIIDAS DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS Capítulo IDAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 90. Os atos de empresas mercantis, após preservada a sua imagem através de microfilmagem ou por meios tecnológicos mais avançados, poderão ser devolvidos pelas Juntas Comerciais, conforme dispuser instrução normativa do Departamento Nacional de Registro do Comércio - DNRC
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Art. 93. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.Art. 94. Revogam-se os Decretos nº 57.651, de 19 de janeiro de 1966, 86.764, de 22 de dezembro de 1981, 93.410, de 14 de outubro de 1986 e o Decreto s/nº de 10 de maio de 1991, que dispõe sobre a autorização para microfilmagem de documentos levados a registro nas Juntas Comerciais.Brasília, 30 de janeiro de 1996; 175º da Independência e 108º da República.FERNANDO HENRIQUE CARDOSOPedro MalanDorothea Werneck
Ministério do Trabalho
GABINETE DO MINISTRO
PORTARIA Nº 1.121, DE 8 DE NOVEMBRO DE 1995
Dispõe sobre a informatização do registro deempregados e demais dados relativos aocontrato de trabalho.Art. 1º Para efetuar o registro de empregados, em observância às exigências legais relativas ao contrato de trabalho, as empresas poderão adotar sistema informatizado, que utilize meio magnético ou óptico.
Atos do Poder Legislativo
LEI Nº 8.934, 18 DE NOVEMBRO DE 1994Dispõe sobre o Registro Público de Empresas Mercantis eAtividades Afins e dá outras providências.O PRESIDENTE DA REPÚBLICAFaço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:TÍTULO IDO REGISTRO PÚBLICO DE EMPRESAS MERCANTIS E ATIVIDADES AFINSCAPÍTULO IDAS FINALIDADES E DA ORGANIZAÇÃOSEÇÃO IDAS FINALIDADES
Art.56. Os documentos arquivados pelas Juntas Comerciais não serão retirados em qualquer hipótese, de suas dependências, ressalvado o previsto no art. 58 desta Lei.
Art. 57. Os atos de empresas, após microfilmados ou preservada a sua imagem por meios tecnológicos mais avançados, poderão ser devolvidos pelas Juntas Comerciais, conforme dispuser o Regulamento.
Art. 58. Os processos em exigência e os documentos deferidos e com imagem preservada postos à disposição dos interessados e não retirados em 60 (sessenta) dias da publicação do respectivo despacho poderão ser eliminados pelas Juntas Comerciais, exceto os contratos e suas alterações, que serão devolvidos aos interessados mediante recibo.
Discos Ópticos
Pela primeira vez no Brasil, uma Lei refere-se ao "disco ótico"
A Lei Nº 8.935, de 18 de novembro de 1994, publicada no Diário Oficial da União de 21 de novembro de 1994, Seção 1, página 17500, é a primeira Lei no Brasil que menciona o "disco ótico". Está entre aspas, porque o correto seria disco óptico. Contudo, já é um grande passo que abre maiores possibilidades para reconhecimento legal dos meios de armazenamento eletrônico de documentos.
LEI Nº 8.935, DE 18 DE NOVEMBRO DE 1994.Regulamenta o art. 236 da Constituição Federal, dispondo sobre serviços notariais e deregistro.O PRESIDENTE DA REPÚBLICAFaço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:TÍTULO IDOS SERVIÇOS NOTARIAIS E DE REGISTROSCAPÍTULO INATUREZA E FINSTÍTULO IIIDAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 41. Incumbe aos notários e aos oficiais de registro praticar, independentemente de autorização, todos os atos previstos em lei necessários à organização e execução dos serviços, podendo, ainda, adotar sistemas de computação, microfilmagem, disco ótico e outros meios de reprodução.
Art. 42. Os papéis referentes aos serviços dos notários e dos oficiais de registros serão arquivados mediante utilização de processos que facilitem as buscas.
Art. 43. Cada serviço notarial ou de registro funcionará em um só local, vedada a instalação de sucursal.
Art. 45. São gratuitos para os reconhecidamente pobres os assentos do registro civil de nascimento e o de óbito, bem como as respectivas certidões.
Art. 46. Os livros, fichas, documentos, papéis, microfilmes e sistema de computação deverão permanecer sempre sob a guarda e responsabilidade do titular de serviço notarial ou de registro, que zelará por sua ordem, segurança e conservação.Parágrafo único. Se houver necessidade de serem periciados, o exame deverá ocorrer na própria sede do serviço, em dia e hora adrede designados, com ciência do titular e autorização do juízo competente.
LEGISLAÇÃO DA MICROFILMAGEM
Diário
Oficial Atos do Poder Executivo
DECRETO Nº 1.799 DE 30 DE JANEIRO DE 1996.
Regulamenta a Lei nº 5.433, de 8 de maiode 1968, que regula a microfilmagem dedocumentos oficiais, e dá outras providências.
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constituição, e tendo em vista o disposto no art. 3º da Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968,
DECRETA:
Art. 1º A microfilmagem, em todo território nacional, autorizada pela Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, abrange os documentos oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, inclusive da Administração indireta da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, e os documentos particulares ou privados, de pessoas físicas ou jurídicas.
Art. 2º A emissão de cópias, traslados e certidões extraídas de microfilmes, bem assim a autenticação desses documentos, para que possam produzir efeitos legais, em juízo ou fora dele, é regulada por este Decreto.
Art. 3º Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução.
Art. 4º A microfilmagem será feita em equipamentos que garantam a fiel reprodução das informações, sendo permitida a utilização de qualquer microforma.Parágrafo único. Em se tratando da utilização de microfichas, além dos procedimentos previstos neste Decreto, tanto a original como a cópia terão, na sua parte superior, área reservada à titulação, à identificação e à numeração seqüencial, legíveis com a vista desarmada, e fotogramas destinados à indexação.
Art. 5º A microfilmagem, de qualquer espécie, será feita sempre em filme original, com o mínimo de 180 linhas por milímetro de definição, garantida a segurança e a qualidade de imagem e de reprodução.
Art. 6º Na microfilmagem poderá ser utilizado qualquer grau de redução, garantida a legibilidade e qualidade de reprodução.Parágrafo único. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimensão máxima do campo fotográfico do equipamento em uso, a microfilmagem poderá ser feita por etapas, sendo obrigatória a repetição de uma parte da imagem anterior na imagem subseqüente, de modo que se possa identificar, por superposição, a continuidade entre as seções adjacentes microfilmadas.
Art. 7º Na microfilmagem de documentos, cada série será precedida de imagem de abertura, com os seguintes elementos:
I
- identificação do detentor dos documentos, a serem microfilmados;
II - número do microfilme, se for o caso;
III - local e data da microfilmagem;
IV - registro no Ministério da Justiça;
V - ordenação, identificação e resumo da série de documentos a serem microfilmados;
VI - menção, quando for o caso, de que a série de documentos a serem microfilmados é continuação da série contida em microfilme anterior;
VII - identificação do equipamento utilizado, da unidade filmadora e do grau de redução;
VIII - nome por extenso, qualificação funcional, se for o caso, e assinatura do detentor dos documentos a serem microfilmados;
IX - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou empresa executora da microfilmagem.
Art. 8º No final da microfilmagem de cada série reproduzida a imagem de encerramento, imediatamente após o último documento, com os seguintes elementos:
I- identificação do detentor dos documentos microfilmados;
II- informações complementares relativas ao inciso V do artigo anterior;
III- termo de encerramento atestando a fiel observância às disposições deste Decreto;
IV- menção, quando for o caso, de que a série de documentos microfilmados continua em microfilme posterior;
V- nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou empresa executora da microfilmagem.
Art. 9º Os documentos da mesma série ou seqüência, eventualmente omitidos quando da microfilmagem, ou aqueles cujas imagens não apresentarem legibilidade, por falha de operação ou por problema técnico, serão reproduzidos posteriormente, não sendo permitido corte ou inserção no filme original.
Art. 10. Para o processamento dos filmes, serão utilizados equipamentos e técnicas que assegurem ao filme alto poder de definição, densidade uniforme e durabilidade.
Art. 11. Os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão, a critério da autoridade competente, ser microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final.
Art. 12. A eliminação de documentos após a microfilmagem, dar-se- á por meios que garantam sua inutilização, sendo a mesma precedida de lavradura de termo próprio e após a revisão e a extração de filme cópia.Parágrafo único. A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se prevista na tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente na esfera de sua atuação e respeitado o disposto no art. 9º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor.
Art. 14. Os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para produzirem efeitos legais em juízo ou fora dele, deverão estar autenticados pela autoridade competente detentora do filme original.
Art. 15. A microfilmagem de documentos poderá ser feita por empresas e cartórios habilitados nos termos deste Decreto.Parágrafo único. Para exercer a atividade de microfilmagem de documentos, as empresas e cartórios a que se refere este artigo, além da legislação a que estão sujeitos, deverão requerer registros no Ministério da Justiça e sujeitar-se à fiscalização que por este será exercida quanto ao cumprimento do disposto no presente Decreto.
Art. 16. As empresas e os cartórios que se dedicarem à microfilmagem de documentos de terceiros, fornecerão, obrigatoriamente, um documento de garantia, declarando:I - que a microfilmagem foi executada de acordo com o disposto neste
Decreto;II - que se responsabilizam pelo padrão de qualidade do serviço executado;
III- que o usuário passa a ser responsável pelo manuseio e conservação das microformas.
Art. 17. Os microfilmes e filmes cópias, produzidos no exterior, somente terão valor legal, em juízo ou fora dele, quando:
I - autenticados por autoridade estrangeira competente;
II - tiverem reconhecida, pela autoridade consular brasileira, a firma da autoridade estrangeira que os houver autenticado;
III - forem acompanhados de tradução oficial.
Art. 18. Os microfilmes originais e os filmes cópias resultantes de microfilmagem de documentos sujeitos à fiscalização, ou necessários à prestação de contas, deverão ser mantidos pelos prazos de prescrição a que estariam sujeitos os seus respectivos originais.
Art. 19. As infrações às normas deste Decreto, por parte dos cartórios e empresas registrados no Ministério da Justiça sujeitarão o infrator, observada a gravidade do fato, às penalidades de advertência do registro, sem prejuízo das sanções penais e civis cabíveis.Parágrafo único. No caso de reincidência por falta grave, o registro para microfilmar será cassado definitivamente.
Art. 20. O Ministério da Justiça expedirá as instruções que se fizerem necessárias ao cumprimento deste Decreto.
Art. 21. Revoga-se o Decreto nº 64.398, de 24 de abril de 1969.Art. 22. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.Brasília, 30 de janeiro de 1996; 175º da Independência e 108º da República.
FERNANDO HENRIQUE
CARDOSO
Milton Seligman
Portaria 58
Registro de centros de microfilmagem
No Diário Oficial da União nº 123 de 27 de junho, seção I, página 11575 foi publicada a Portaria nº 58 de 20 de junho de 1996.
A seguir o texto na íntegra:A Secretaria de Justiça, no uso de suas atribuições legais e,Considerando ser competência desta Secretaria o registro e a fiscalização do exercício da atividade de microfilmagem de documentos, em conformidade com o parágrafo único do artigo 15 do Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996, e do artigo 12, item VII, da Estrutura Regimental do Ministério da Justiça, aprovada pelo Decreto nº 1.796, de 24 de janeiro de 1996, resolve:
Art. 1º Determinar que o registro referido no parágrafo único do artigo 15 do Decreto nº 1799, de 30 de janeiro de 1996, será concedido em caráter provisório e, havendo decorrido o prazo de um ano, sem nenhuma denúncia formal ou comprovação de irregularidade, será considerado definitivo.
Art. 2º Determinar que estão obrigadas a registro todas as organizações que se utilizam do sistema de microfilmagem, independentemente de sua natureza jurídica, nos termos do art. 1º do Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996.
Art 3º Determinar que os pedidos de registro referidos no art. 1º serão dirigidos à Secretaria de Justiça, e, encaminhados à Divisão de Outorgas e Títulos deste Ministério, situada na Esplanada dos Ministérios, Anexo II, sala 211, C.E.P. 70064-901 em Brasília-DF, acompanhados dos seguintes documentos e informações:
I- documento comprobatório da existência legal da requerente, com alterações registradas no órgão próprio, se for o caso;
II- em se tratando de cartórios, necessário se faz a apresentação de cópia do documento comprobatório da nomeação para o cargo de titular e substituto, e, a qualificação completa dos mesmos;
III- qualificação completa dos administradores da empresa;
IV- qualificação completa da pessoa responsável pelo sistema de microfilmagem;
V- endereço completo da sede da empresa, ou usuário do sistema de microfilmagem;
VI- endereço completo do local da execução da microfilmagem;
VII- relação completa do equipamento a ser utilizado no sistema de microfilmagem (convencional ou eletrônico), acompanhada da prova da titularidade dos equipamentos, que deverá ser comprovada através de notas fiscais de compra ou do competente contrato de locação, leasing ou comodato, ou qualquer outro contrato pertinente, devidamente registrado em cartório;
VIII- declaração do requerente, quanto à veracidade das informações prestadas, declarando ainda, obedecer à legislação vigente;
IX - declaração do requerente, de que se obriga a informar este Ministério sobre qualquer alteração contratual, mudança de ende reço ou substituição da pessoa responsável pelo sistema de microfilmagem.
Art. 4º Os serviços terceirizados, devem também submeter-se a registro no Ministério da Justiça, tanto o prestador de serviços quanto o usuário do sistema.Art. 5º Os documentos referidos no art. 1º, incisos I, II e VII, só serão aceitos em cópias perfeitamente legíveis e devidamente autenticadas.Art. 6º A publicação da concessão do registro, no Diário Oficial da União, servirá como prova do registro.Art. 7º
Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.
SANDRA VALLE(Of. nº 125/96) UpUp